Cómo preparar las facturas de proveedores para tu gestoría cada trimestre
Al final de cada trimestre llega la misma pregunta de la gestoría: «¿me mandas las facturas?». Si están repartidas entre el correo, una carpeta y el cajón, cerrar el trimestre se convierte en una tarde perdida.
Qué suele pedir la gestoría
Las facturas de compra del periodo, completas y legibles, y a menudo un resumen con el proveedor, la fecha, el número y el importe de cada una. Confírmalo con tu gestoría: cada una trabaja a su manera.
Organízalas durante el trimestre, no al final
- Un único sitio para todas las facturas de proveedores.
- Guárdalas al recibirlas: la foto o el PDF, el mismo día.
- Distingue facturas y albaranes: los albaranes no suelen llevar precios y no sirven como justificante del gasto: para eso está la factura.
- Comprueba que no falte ninguna, comparando con los pedidos del periodo.
Cómo enviarlas
- Filtra por el trimestre.
- Selecciona las facturas.
- Envía los documentos originales y un resumen con el proveedor, la fecha, el número y el importe.
Errores que retrasan el cierre
- Facturas que solo tiene una persona en su correo.
- Fotos borrosas o incompletas.
- Albaranes enviados como si fueran facturas.
- Facturas duplicadas.
Cómo lo hace Optident
En Facturas se guardan todas las facturas y albaranes que escaneas para el inventario, de cualquier proveedor. Filtras por trimestre (T1 a T4) o por proveedor, seleccionas los documentos y descargas un ZIP con los PDF originales y un resumen en CSV para tu gestoría. Conoce el repositorio de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Esto sustituye al archivo de mi gestoría?
No. Te ayuda a tener todo ordenado y a enviarlo fácil. Qué documentos debe conservar la clínica, en qué formato y durante cuánto tiempo te lo dirá tu gestoría.
¿Tengo que subir las facturas dos veces, para el inventario y para la gestoría?
Con Optident, no: las que subes para el inventario quedan guardadas en Facturas.
¿Qué formato prefieren las gestorías?
Depende de cada una. Los PDF originales y un resumen en CSV suelen servir; pregunta a la tuya.