Cómo digitalizar las facturas de tus proveedores dentales
Facturas en una carpeta, albaranes en un cajón, PDF en el correo… Digitalizarlas no es solo ordenar papeles: es tener a mano lo que compras, a quién y a qué precio, y que el inventario se actualice solo.
Por qué digitalizar las facturas
- Encuentras cualquier documento en segundos, por proveedor, fecha o número.
- Sabes cuánto gastas cada mes y con cada proveedor.
- Cierras el trimestre sin buscar papeles para la gestoría.
- Actualizas el inventario con lo que entra, sin teclear.
Facturas y albaranes: la diferencia
El albarán acompaña a la mercancía y dice qué ha llegado; la factura dice cuánto cuesta. Para el inventario sirven los dos. Para el gasto y la gestoría cuentan las facturas, porque los albaranes no suelen llevar precios.
Cómo hacerlo, paso a paso
- Decide un único sitio donde vivan todas las facturas y los albaranes.
- Digitaliza al recibir: una foto con el móvil o el PDF que te manda el proveedor.
- Ordena por proveedor y fecha, o deja que una herramienta lo haga por ti.
- Aprovecha la lectura: si se lee cada línea de la factura, los productos pueden entrar solos en el inventario.
- Guarda el original: el PDF o la imagen, por si te lo piden.
Qué evitar
- Documentos repartidos entre el correo, carpetas y los móviles de distintas personas.
- Fotos ilegibles: busca buena luz y encuadra la factura entera.
- Teclear a mano lo que ya viene escrito en la factura.
Cómo lo hace Optident
Haces una foto a la factura o al albarán, o subes el PDF, de cualquier distribuidor. Optident lee cada línea, suma los productos a tu inventario con sus cantidades y guarda el documento en Facturas, donde puedes filtrar por proveedor o por trimestre. Así funciona el escaneo de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Sirve una foto hecha con el móvil?
Sí, siempre que se lea bien: buena luz, sin sombras y con la factura entera.
¿Funciona con cualquier proveedor?
Con Optident, sí: facturas y albaranes de cualquier distribuidor o tienda online dental.
¿Tengo que guardar también el papel?
Consulta con tu gestoría qué conservar, en qué formato y durante cuánto tiempo: una foto no siempre sustituye legalmente al original en papel. Tener la copia digital a mano facilita cualquier consulta.