Material dental caducado: cuánto cuesta y cómo evitarlo
Entre el 3 y el 7 % del material de una clínica dental acaba caducando sin llegar a usarse. Parece poco, pero es dinero que se tira cada mes, y además afecta a la seguridad del paciente y a cómo te va en una inspección.
Por qué caduca el material en una clínica
Casi nunca es un descuido puntual. Suele ser una suma de pequeñas cosas:
- Comprar de más. Una oferta por volumen o el miedo a quedarse sin algo llevan a llenar el almacén con más de lo que se va a gastar antes de que caduque.
- Nadie ve las fechas. El material está repartido entre el almacén y los gabinetes, en cajones y armarios, y las fechas de caducidad no están apuntadas en ningún sitio.
- Lo nuevo se pone delante. Al reponer, las cajas nuevas quedan a mano y las antiguas se quedan al fondo hasta que caducan.
- Cambios de material o de protocolo. Cuando la clínica deja de usar un producto, lo que queda en stock se olvida.
Qué supone para la clínica
Dinero perdido
Cada caja que caduca es una compra que no ha servido para nada. Y el dinero inmovilizado en material que no se mueve no está disponible para otras cosas.
Seguridad del paciente
El material caducado no se debe usar en tratamientos. Si no sabes qué está a punto de caducar, lo descubres en mitad de una cita, con el paciente en el sillón.
Inspecciones
En una inspección sanitaria, tener el material al día y poder decir qué lote se ha usado y cuándo llegó facilita mucho las cosas. Llevarlo de memoria o en papeles sueltos es donde aparecen los problemas.
Cinco hábitos para que no caduque nada
- Apunta la fecha de caducidad y el lote al recibir el pedido. Es el único momento en que tienes todas las cajas delante.
- Usa primero lo que caduca antes. Al colocar un pedido, pon lo nuevo detrás y lo que ya había delante. En logística se llama FIFO: lo primero que entra es lo primero que sale. Cómo aplicarlo.
- Define un mínimo y un máximo para cada producto. El mínimo evita quedarte sin nada; el máximo evita comprar más de lo que vas a usar antes de que caduque.
- Revisa lo que caduca con antelación. Un aviso con uno o dos meses de margen deja tiempo para usar ese material primero.
- Un solo inventario para toda la clínica. Si cada gabinete lleva su propia cuenta, siempre habrá cajas que nadie ve.
Cómo lo hace Optident
Haces una foto a la factura o al albarán, o subes el PDF, y los productos entran en el inventario con su lote y su fecha de caducidad: sabes qué tienes, de qué lote es y cuándo caduca, y puedes trazar lo que usas. Optident te avisa antes de que algo caduque y, con los mínimos y máximos de cada producto, te ayuda a comprar solo lo que vas a usar. Más sobre la gestión de inventario.
Por dónde empezar
Haz una revisión rápida de lo que tienes: qué caduca en los próximos tres meses y qué no has usado en el último año. Con esa foto de partida sabrás cuánto se está perdiendo y qué productos necesitan un máximo más bajo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto material caduca en una clínica dental?
Entre el 3 y el 7 % del material acaba caducando sin llegar a usarse.
¿Qué hago con el material caducado?
Retirarlo del uso y gestionarlo como indique la normativa de residuos que te aplique.
¿Cada cuánto hay que revisar las caducidades?
Con avisos automáticos, la revisión se reduce a atender los avisos. Si no los tienes, haz una revisión semanal de lo que caduca en los próximos dos meses.