Trazabilidad de lotes en la clínica dental: qué es y cómo llevarla
Trazar el material es poder responder, en cualquier momento, qué lote tienes de cada producto, cuándo llegó, cuándo salió del almacén y cuándo caduca. Parece burocracia, pero es lo que protege al paciente y a la clínica cuando algo sale mal.
Qué es la trazabilidad del material
Es el registro del recorrido de cada producto dentro de la clínica: de qué proveedor viene, con qué lote y fecha de caducidad, dónde se guarda y cuándo sale del almacén.
Por qué importa
Seguridad del paciente
Si un fabricante retira un lote, necesitas saber al momento si lo tienes y si se ha usado. Sin registro, es imposible saberlo con certeza.
Inspecciones
En una inspección sanitaria se valora que el material esté al día y que la clínica pueda demostrar de dónde viene. Tener los lotes y las caducidades registrados lo facilita.
Menos material caducado
Si sabes qué lote caduca antes, lo usas primero. Entre el 3 y el 7 % del material de una clínica acaba caducando: la trazabilidad ayuda a que no te pase.
Qué datos registrar de cada lote
- El producto y su referencia.
- El número de lote.
- La fecha de caducidad.
- El proveedor y la factura o el albarán con el que llegó.
- La fecha de entrada.
- Cada salida: cantidad, fecha y quién la registró.
Cómo llevarla sin papeles
- Registra al recibir. El lote y la caducidad se apuntan cuando llega el pedido, con la factura o el albarán delante.
- Descuenta al usar. Cada salida, con su cantidad y la persona que la registra.
- Guarda las facturas y los albaranes junto al registro, para poder demostrar la procedencia.
- Revisa las caducidades con antelación y usa primero lo que caduca antes.
Cómo lo hace Optident
Cada producto entra en el inventario con su lote y su fecha de caducidad al escanear la factura o el albarán. Cada salida queda registrada con quién la marcó y cuándo, y las facturas quedan guardadas en Facturas. Así tienes el historial completo de cada producto. Más sobre la gestión de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un fabricante retira un lote?
Con la trazabilidad al día, buscas el lote en tu inventario y sabes al momento si lo tienes y cuánto has usado. Sin ella, tendrías que revisar cajas y papeles.
¿Es obligatorio registrar los lotes?
Las exigencias concretas dependen de la normativa de tu comunidad autónoma y del tipo de producto. Consulta con tu colegio profesional o con tu asesor. En cualquier caso, llevarlo registrado te protege.
¿Cuánto tiempo lleva?
Si el lote y la caducidad entran con la factura y cada salida se registra al usarla, casi nada: el trabajo se reparte en el día a día.