Revisión anual del gasto en proveedores: cómo analizarlo y comprar mejor el próximo año
Una vez al año merece la pena sentarse con todas las facturas de proveedores y responder tres preguntas: cuánto hemos gastado, con quién y en qué. Las respuestas suelen dar sorpresas y marcan cómo comprar el año siguiente.
Qué necesitas
Las facturas de compra del año de todos tus proveedores, en un mismo sitio. Sin eso, la revisión se queda en impresiones.
Las preguntas que responder
¿Cuánto hemos gastado?
El total del año y el de cada mes. Los meses que se disparan suelen tener una explicación: urgencias, un pedido grande, una subida de precio.
¿Con quién?
El gasto por proveedor. Si un proveedor concentra casi todo, hay margen para negociar; si hay muchos con importes pequeños, quizá compense agrupar.
¿En qué?
Los productos que más pesan. Normalmente unos pocos suponen gran parte del gasto: ahí es donde merece la pena comparar.
¿Qué hemos perdido?
El material caducado y el sobrecoste de las compras urgentes. Entre el 3 y el 7 % del material acaba caducando, y una urgencia suele salir entre un 20 y un 40 % más cara.
Cómo hacerla en una tarde
- Reúne las facturas del año de todos los proveedores. Si falta alguna, pídesela al proveedor antes de empezar.
- Suma el gasto por proveedor y por mes. Una hoja de cálculo sencilla basta.
- Ordena los productos por gasto y quédate con los que más pesan.
- Anota lo que se tiró por caducado y las compras que fueron urgentes.
- Compara con el año anterior, si tienes los datos.
Qué hacer con las respuestas
- Negocia con tus proveedores principales, con las cifras delante.
- Compara precios de los productos que más pesan. Cómo comparar distribuidores.
- Ajusta los mínimos y los máximos de lo que caducó o se acumuló.
- Fija un día de pedidos si hubo muchas urgencias.
Cómo lo hace Optident
En Facturas tienes todas las facturas de tus proveedores y el gasto por mes y por proveedor. Filtras por el periodo que necesites, como este año o cada trimestre, y exportas los documentos en un ZIP con los PDF y un resumen en CSV. Conoce el repositorio de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es mejor hacer la revisión?
Al cerrar el año, o al cerrar el último trimestre, con todas las facturas ya recibidas.
¿Sirven los albaranes para calcular el gasto?
No: los albaranes no suelen llevar precios. El gasto se calcula con las facturas.
¿Hace falta revisar el gasto más a menudo?
Una mirada rápida cada trimestre, al preparar las facturas para la gestoría, ayuda a detectar problemas antes de fin de año.