Cómo hacer el inventario de una clínica dental: guía paso a paso
El inventario de una clínica dental es la lista de todo el material que tienes: cuánto queda, dónde está y cuándo caduca. Bien llevado, evita quedarte sin nada en plena consulta y tirar material caducado. Mal llevado, se come buena parte de las 8 horas a la semana que, de media, una clínica dedica a revisar stock, gestionar y comprar.
Qué es el inventario de una clínica dental
No es contar cajas una vez al año. Es un registro vivo de lo que entra (lo que compras) y de lo que sale (lo que usas, lo que caduca o se estropea), que responde en cualquier momento a cuatro preguntas: qué tienes, cuánto, dónde y hasta cuándo sirve.
Qué datos debe tener cada producto
- Nombre y referencia. El nombre que usa la clínica y la referencia (SKU) del proveedor, para no confundir productos parecidos.
- Marca y formato. Caja de 100, bolsa de 500 g, jeringa… El formato cambia el precio por unidad.
- Proveedor habitual. A quién se lo compras y a qué precio.
- Cantidad actual. Lo que hay hoy, contando el almacén y los gabinetes.
- Mínimo y máximo. Cuándo hay que pedir y hasta dónde reponer.
- Lote y fecha de caducidad. Para usar primero lo que caduca antes y poder trazar lo que se ha usado.
- Ubicación. Almacén, gabinete 1, gabinete 2… Si no se sabe dónde está, es como si no estuviera.
Paso a paso para montar tu inventario
1. Haz un recuento inicial
Elige un día tranquilo y cuenta todo, zona por zona. Empieza por el almacén y sigue por los gabinetes. Apunta el lote y la caducidad de lo que tengas delante.
2. Agrupa por categorías
Desechables, anestesia, endodoncia, restauración, impresión, higiene y esterilización… Las categorías ayudan a revisar rápido y a encontrar las cosas.
3. Pon un mínimo y un máximo a cada producto
El mínimo depende de lo que gastas y de lo que tarda en llegar el pedido; el máximo, de cuánto usas antes de que caduque. Te explicamos cómo calcularlos.
4. Decide cómo registrar entradas y salidas
Lo que entra, con cada factura o albarán. Lo que sale, en el momento en que se usa. Si esto no se hace, el inventario se queda viejo en dos semanas.
5. Revisa con una rutina fija
Una revisión rápida semanal de lo que está bajo mínimo o a punto de caducar, y un recuento completo de vez en cuando para cuadrar.
Los errores más habituales
- Contar solo una vez al año.
- Que solo una persona sepa cómo está el inventario.
- No apuntar las caducidades.
- Mezclar en una hoja lo que hay en varias ubicaciones sin distinguirlas.
Cómo lo hace Optident
El inventario se va llenando solo: haces una foto a tus facturas o subes el PDF y los productos entran con sus cantidades, su lote y su fecha de caducidad. Lo que ya tenías antes lo añades en el recuento inicial. Cada persona del equipo descuenta lo que usa desde la app o el ordenador, y Optident te avisa cuando algo baja del mínimo o se acerca la caducidad. Más sobre la gestión de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en una clínica dental?
Si registras entradas y salidas en el día a día, basta con una revisión rápida semanal y un recuento completo cada pocos meses para cuadrar. Si no, el recuento tendrá que ser mucho más frecuente.
¿Quién debe llevar el inventario?
Lo ideal es que una persona coordine y que todo el equipo registre lo que usa. Así el inventario no depende de una sola persona.
¿Sirve una hoja de Excel?
Para empezar, sí. Cuando hay muchos productos, varias ubicaciones o varias personas, se queda corta. Lo vemos en esta guía.