Inventario dental en Excel: cómo montarlo y cuándo se queda corto
Casi todas las clínicas empiezan con una hoja de cálculo. Es gratis y todo el mundo sabe usarla. El problema no es empezar con Excel: es seguir con él cuando la clínica ya lo ha superado.
Las columnas que necesita tu hoja
- Producto: el nombre que usáis en la clínica.
- Referencia (SKU) y marca.
- Formato: caja de 100, bolsa de 500 g…
- Proveedor y precio del último pedido.
- Ubicación: almacén, gabinete…
- Cantidad actual.
- Mínimo y máximo.
- Lote y fecha de caducidad.
- A pedir: una fórmula que calcule cuánto reponer cuando la cantidad baja del mínimo.
Ejemplo de fórmula para la columna «A pedir»: =SI(Actual<=Mínimo; Máximo-Actual; 0). Así la hoja te dice cuánto pedir de cada producto.
Cómo mantenerla al día
- Actualízala con cada pedido que llega, con la factura delante.
- Descuenta lo que se usa, al menos una vez al día.
- Ordena por caducidad para ver qué usar primero.
- Guárdala en la nube para que todo el equipo vea la misma versión.
Cuándo se queda corta
Excel funciona mientras una persona lo lleva y hay pocos productos. Estas son las señales de que ya no da más:
- Hay varias versiones de la hoja y nadie sabe cuál es la buena.
- Solo una persona sabe actualizarla y, cuando falta, todo se para.
- El inventario nunca cuadra con lo que hay en los cajones.
- No avisa: tienes que acordarte de mirar los mínimos y las caducidades.
- Pasar las facturas a mano te lleva horas cada semana.
- Tienes varias clínicas o ubicaciones y la hoja se vuelve ingobernable.
El coste de seguir con Excel
De media, una clínica dedica unas 8 horas a la semana a revisar stock, gestionar y comprar. Buena parte de ese tiempo se va en teclear y en buscar, que es justo lo que una herramienta hecha para esto automatiza.
Cómo lo hace Optident
En lugar de teclear, haces una foto a la factura o subes el PDF y los productos entran con sus cantidades. Todo el equipo trabaja sobre el mismo inventario desde la app o el ordenador, y los avisos de mínimo y de caducidad llegan solos. Así funciona.
Preguntas frecuentes
¿Hay alguna plantilla de Excel para el inventario dental?
Puedes crear la tuya con las columnas de esta guía. Lo importante no es la plantilla, sino mantenerla al día con cada entrada y cada salida.
¿Cómo empiezo con Optident si ya tengo un Excel?
Lo más rápido es empezar escaneando las facturas de tus próximos pedidos: sus productos entran con sus cantidades y el inventario se va completando solo.
¿Cuántos productos aguanta un Excel?
No hay un límite claro. El problema suele aparecer antes, con el número de personas que lo tocan y con la falta de avisos.