Quién debe encargarse de las compras en una clínica dental (y cómo repartirlo)
En muchas clínicas, las compras las lleva una sola persona que «sabe lo que hay». Funciona hasta que esa persona se va de vacaciones, se pone enferma o cambia de trabajo. Entonces nadie sabe qué pedir.
El problema de depender de una persona
- Si falta, los pedidos se paran o se hacen a ciegas.
- Lo que sabe no está escrito en ningún sitio.
- Carga con una tarea que le quita tiempo de consulta.
Un coordinador y un equipo que registra
La fórmula que mejor funciona combina dos cosas: una persona que coordina las compras y todo el equipo registrando lo que usa.
Qué hace el coordinador
- Revisa la lista de reposición el día fijo de pedidos.
- Compara y hace los pedidos.
- Revisa mínimos y máximos cada cierto tiempo.
- Tiene a alguien que le cubre, con acceso a lo mismo.
Qué hace el resto del equipo
- Descuenta lo que usa en el momento.
- Avisa por un canal único si necesita algo que no está en la lista.
- Registra lo que llega cuando le toca recibir un pedido.
Quién suele coordinar
Depende de cada clínica: a menudo una auxiliar con experiencia, a veces recepción o la gerencia. Lo importante no es el puesto, sino que tenga tiempo asignado y un sistema que no dependa de su memoria.
Cómo hacer el cambio
- Pon el inventario donde todos lo vean.
- Deja por escrito los mínimos y los máximos.
- Acordad cómo se registra lo que se usa.
- Nombra a un coordinador y a su suplente.
Cómo lo hace Optident
Todo el equipo trabaja sobre el mismo inventario, cada uno con su usuario, desde la app en el móvil o desde el ordenador. Quien usa un producto lo descuenta al momento y quien recibe un pedido escanea la factura o el albarán. Así las compras dejan de depender de una sola persona. Así funciona el inventario en equipo.
Preguntas frecuentes
¿No es más lento que todos registren?
Descontar un producto lleva segundos. Lo lento es contar cajas porque nadie ha registrado nada.
¿Tienen que hacer pedidos todos?
No hace falta: todos registran lo que usan y los pedidos los hace el coordinador o su suplente.
¿Cuánto tiempo necesita el coordinador?
De media, una clínica dedica unas 8 horas a la semana a revisar stock, gestionar y comprar. Con el inventario al día, la revisión y el pedido semanal se quedan en un rato.