Roturas de stock en la clínica dental: por qué pasan y cómo evitarlas
Abrir el cajón y descubrir que no quedan limas, o anestesia, justo cuando el paciente ya está en el sillón. Una rotura de stock obliga a aplazar la cita o a pedir con urgencia, que suele salir entre un 20 y un 40 % más caro.
Y buena parte del problema es el tiempo: de media, una clínica dedica unas 8 horas a la semana a revisar stock, gestionar y comprar. Cuando ese trabajo se hace a mano, las roturas se cuelan.
Por qué te quedas sin material
- Nadie descuenta lo que se usa. Si el inventario solo se actualiza cuando alguien cuenta las cajas, siempre va por detrás de la realidad.
- No hay un mínimo definido. Sin un nivel que avise, el pedido se hace cuando la caja ya está vacía.
- Todo depende de una persona. Si quien hace los pedidos está de vacaciones o de baja, nadie sabe qué hay que pedir.
- Se pide tarde. El pedido sale cuando falta el material, sin contar con los días que tarda en llegar.
Cómo calcular el mínimo de cada producto
El mínimo es la cantidad a la que tienes que pedir para que el material llegue antes de que se acabe. Una forma sencilla de calcularlo:
Mínimo = consumo diario × (días que tarda en llegar + días de margen)
Ejemplo: si usas unas 2 cajas de guantes al día, el pedido tarda 2 días y quieres 2 días de margen, tu mínimo es 2 × (2 + 2) = 8 cajas. Cuando queden 8, toca pedir.
El margen depende de lo crítico que sea el producto: para anestésicos o material que no puedes sustituir, mejor ser generoso; para lo que es fácil de conseguir, puede ser menor. Y el máximo marca hasta dónde reponer, para no llenar el almacén de más. Guía completa de mínimos y máximos.
Cuatro hábitos que evitan las roturas
- Registra lo que entra. Cada pedido que llega se añade al inventario desde su factura o su albarán.
- Descuenta lo que se usa. Quien usa un producto lo resta en ese momento, no a final de mes.
- Un inventario que vea todo el equipo. Así las compras no dependen de una sola persona.
- Revisa una lista de reposición, no los cajones. Lo que está por debajo del mínimo debería aparecer solo en una lista.
Cómo lo hace Optident
Cuando llega un pedido, escaneas la factura o el albarán y todo lo que entra se añade de una vez. Cada persona del equipo descuenta lo que usa desde la app o el ordenador. Con un mínimo y un máximo por producto, Optident te avisa cuando algo baja del mínimo y te prepara la lista de reposición. Así funciona el inventario en equipo.
El coste de no hacerlo
Una cita aplazada es tiempo de agenda perdido y un paciente que espera. Una compra urgente, un sobrecoste que se repite cada vez. Con los mínimos bien puestos, la mayoría de esas situaciones se ven venir con días de antelación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una rotura de stock?
Quedarse sin un producto justo cuando se necesita.
¿Cómo calculo el stock mínimo?
Multiplica el consumo diario por los días que tarda el pedido más unos días de margen. Guía completa.
¿Qué material conviene no dejar nunca bajo mínimo?
El que no puedes sustituir o sin el que no puedes trabajar: anestesia, guantes y el material de las especialidades que más haces.