Cuánto tiempo se va en pedir material dental (y cómo recuperarlo)

Dónde se va el tiempo

• Contar y buscar: abrir cajones para saber qué queda.
• Decidir qué pedir: de memoria, cada vez.
• Buscar precios: llamadas, catálogos y varias webs.
• Hacer los pedidos: uno por distribuidor.
• Recibir y colocar: comprobar lo que llega y apuntarlo.
• Papeles: guardar facturas y buscarlas al final del trimestre.
• Urgencias: cada una interrumpe lo que se estaba haciendo.

Mide antes de cambiar

Durante dos semanas, apunta el tiempo que el equipo dedica a cada tarea. No hace falta precisión: basta con saber dónde se va más.

Cómo recuperarlo

1. Que el inventario se actualice solo con las facturas, en lugar de teclear.
2. Que cada uno descuente lo que usa, para no tener que contar.
3. Una lista de reposición, en lugar de revisar cajones.
4. Un día fijo de pedidos, en lugar de pedir cada vez que falta algo.
5. Comparar y pedir en un solo sitio, en lugar de en varias webs.
6. Facturas guardadas al recibirlas, para no buscarlas después.

Una semana con menos interrupciones

Ejemplo: el lunes, la persona responsable revisa la lista de reposición y hace el pedido. Cuando llega el material, se escanea la factura o el albarán y el inventario se actualiza. El resto de la semana, cada uno descuenta lo que usa. Si algo baja del mínimo, entra en la lista del lunes siguiente, sin pedidos sueltos.

Para que funcione, cada tarea necesita a alguien que la haga y un suplente. Aquí tienes cómo repartir las compras en el equipo y cómo montar un proceso semanal de pedidos.